近年、商業施設や公共交通機関で用いられることが多いデジタルサイネージですが、実はオフィスとも相性が良いことをご存じでしょうか。オフィスにデジタルサイネージを導入することで、さまざまなメリットを得ることができます。

そこで今回は、デジタルサイネージのオフィス導入のメリットや事例について紹介します。これからオフィスにデジタルサイネージを導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

そもそもデジタルサイネージとは

まずは、デジタルサイネージについて解説します。

デジタルサイネージとは？

デジタルサイネージとは、動画や文字などで情報を表示する電子看板のことです。CMのように映像や音声を流している電子看板以外にも、駅の時刻表のような文字だけの電子看板も含みます。

現在はオフィスでの導入事例も増えており、オフィスで用いられている電子看板は、オフィスサイネージと呼ばれることがあります。

紙媒体の掲示物や看板に比べて、動画を流せることでより多くの情報を得られることがデジタルサイネージの特徴です。

オフィスでの利用が注目されるようになった背景

オフィスでのデジタルサイネージの需要が増加した背景には、働き方の多様化があります。近年、日本企業では働き方改革やコロナ禍の影響により、リモートワークやフレックスタイム制が以前に比べて普及し、働き方が多様化しました。しかし現在、オフィスへの出社は再び増加しており、社内での情報伝達手段として、メールやチャットに比べてデジタルサイネージの方が手間はかからないということで需要が増加しました。

オフィスでデジタルサイネージを利用するメリット

続いて、デジタルサイネージをオフィスで用いるメリットについて解説します。

情報の伝達手段になる

デジタルサイネージの需要が増加した理由にもあるように、手間なく情報伝達ができることがオフィスで用いるメリットです。デジタルサイネージは、情報を可視化でき、必要に応じて適切なタイミングで情報が繰り返し伝えられます。そのため、従業員に対して必要な情報を共有しやすくなっているのです。特に、オンラインに対応している機種であれば、必要に応じて情報の更新を手間なくできる点もメリットといえるでしょう。

パソコンやネットが苦手な従業員へのカバー

インターネットが普及した現代において、メールやチャットツールは円滑な業務に欠かせないものですが、全ての業種において日常的にパソコンを使用するわけではありません。そのため、企業や業種によっては、パソコンでの操作を苦手に感じている人もいるでしょう。

デジタルサイネージは、見るだけで情報を得ることができます。業務であまり日常的にパソコンを使わない人や、パソコン操作が苦手な人でも簡単に情報を得られる点がメリットです。

会議やミーティングの効率化

デジタルサイネージは、情報共有の手段以外にも、会議やミーティングでの活用ができます。具体的には、大きな画面で資料を写すことによって、会議の参加者全員が資料を見やすくなり、スムーズに進行ができるようになる、といったことが挙げられます。デジタルサイネージを活用すれば、資料を人数分用意する手間もなくなるため、資料の作成にかかるコストを下げる効果も期待できるでしょう。また、資料の作成が必要であっても、大画面で共有することでより該当箇所への集中がしやすくなり、円滑にミーティングを進められるため、業務の効率化を後押ししてくれる可能性もあります。

リアルタイムで表示内容を変更できる

デジタルサイネージにはさまざまな種類があり、中にはオンラインでデータ更新をするタイプもあります。オンラインに接続しているタイプのデジタルサイネージであれば、緊急性が高い情報や災害時などにも、リアルタイムで情報を更新できる点がメリットです。

また、オンラインに対応しているデジタルサイネージは、コンテンツの更新も遠隔操作で完結します。

来客向けにも使用できる

オフィスのデジタルサイネージは、社内の情報共有以外にも用途があります。来客が多い受付の近くや待合室などで、企業としての取り組みやPRしたい情報を流すことにより、社外の人に対してアピールする効果が期待できるでしょう。短く見やすい映像を繰り返し流すことで、強く印象に残すことができます。

社内のコミュニケーションが円滑になる

デジタルサイネージを導入することで、社内のコミュニケーションが円滑になる効果も期待できます。普段関わりが少ない部署についても、デジタルサイネージを通して情報共有をすることで、日頃どのようなことに取り組んでいるのかを知るきっかけになります。社内のことを知ることで、他部署の人とのコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

オフィスにデジタルサイネージを導入する際の手順

オフィスにデジタルサイネージを導入する際の手順は、下記の通りです。導入を考えている方は参考にしてみてください。

目的を考える

まずは、どのようなことを目的にデジタルサイネージを導入するのか明確にしましょう。特に、オンライン対応のデジタルサイネージを使用したい場合は、対応しているデジタルサイネージ本体の選定やサーバー契約など多くの決定が必要です。目的を明確にしないまま導入すると、思うような効果が期待できない、目的に合った使用方法ができないなどの問題が起きる可能性があります。そのため、できるだけ具体的な導入目的を考えるようにすることが大切です。

設置場所を考える

次に、目的に合致する場所を考えましょう。デジタルサイネージの設置場所は、できるだけ人が集まる場所に設置することが大切です。これは、たくさんの人が見えるようにすることで、より大きな効果が期待できるからです。設置場所の例として、食堂やエントランスなどに設置されるケースが多いとされています。デジタルサイネージは屋外に設置することもできますが、対応する機種が屋内用とは異なる点にも注意しましょう。

適切なサイズを考える

デジタルサイネージの設置場所と併せて考えたいのが適切なサイズ選びです。サイズ選びは、設置場所の広さ以外にも、表示するコンテンツに適しているかどうか考える必要があります。

また、設置場所からどれくらい離れた位置から画面を見るのかを、きちんと想定できているか確認しましょう。適切な視認距離も、デジタルサイネージのサイズによって異なります。設置場所とコンテンツの内容を決め、判断が難しい場合は業者に相談することをおすすめします。

担当者の設置

デジタルサイネージの管理を担当する人を決めておくことで、表示内容の更新やメンテナンスがスムーズに進みます。また、デジタルサイネージは精密機械なので、万が一故障してしまった際の対応を考えると、担当者のいるほうが短時間で解決しやすくなるでしょう。ほかの業務と兼任させることも可能ですが、対応を事前にある程度決めてマニュアル化しておかないと、業務への影響が大きくなるリスクがあるため、しっかりと考えておくことが大切です。

コストについて

デジタルサイネージの導入には、本体の購入価格以外にも電気代、サーバー使用料などさまざまな費用が必要です。そのため、導入する際にかかる購入価格以外にも、ランニングコストが毎月どれくらいかかるのかについても考えておきましょう。具体的な数値を出すことで、予算も組みやすくなるでしょう。

また、コンテンツを社内制作ではなく、外注する場合は制作費用も必要です。コンテンツにも定期的な更新が必要になるので、更新の頻度についても考えておきましょう。

オフィスにデジタルサイネージを導入した事例

最後に、実際にオフィスにデジタルサイネージを導入した事例を3つ紹介します。

エントランスや受付でのPR

企業のエントランスや受付は、来客が必ず最初に立ち寄る場所です。企業によっては、建物の外側から見えることもあり、企業の顔ともいえるでしょう。エントランスや受付にデジタルサイネージを設置する場合、自社サービスや自社製品についてのコンテンツを流すことで、企業のPRの場として活用できます。見やすさとインパクトを両立させるようなコンテンツにすることが大切です。また、長いコンテンツは最初から最後まで見られない可能性もあります。よって、エントランスで流すコンテンツの長さは短めを意識することをおすすめします。

会議室での資料共有

デジタルサイネージは、会議やミーティングで資料の共有目的として用いられることも多いです。デジタルサイネージは、画面が発光し、大画面のため視認性が高いので、会議室での資料や情報の共有手段として活用しやすい条件が整っています。必要に応じて拡大や縮小もできるので、使い勝手も良いでしょう。オンライン型のデジタルサイネージであれば、必要な情報を随時反映させることもできます。

また、音声も流すことができるので、動画コンテンツの視聴が必要な際にも便利です。

休憩室や待合室での情報共有

デジタルサイネージは、情報共有の手段として用いられることが最も多いです。情報共有の手段として使用する場合は、ある程度の時間とどまる場所に設置することをおすすめします。例として、休憩・待合室・食堂などが適しているでしょう。

また、情報共有が必要になるのは社内の情報だけではありません。需要が高い天気予報やニュースを流すのもおすすめです。災害時や緊急速報の伝達手段としても活用しやすいでしょう。

よって、情報共有の手段として用いる場合は、オンライン対応のデジタルサイネージを選ぶことをおすすめします。

まとめ

情報共有の手段だけでなく、さまざまな使い方ができるデジタルサイネージはオフィスでの活用にもおすすめです。ただし、デジタルサイネージにはさまざまな機種があり、設置目的や設置場所に合致するものを選ばねばなりません。

デジタルサイネージの導入にお悩みの方は、ぜひ導入実績が豊富なヒビノグラフィックス株式会社にご相談ください。適切な本体の選定から運用方法まで、しっかりサポートさせていただきます。